Fiscalização: existe mesmo e podemos te provar

Olá! Hoje vim falar um pouco sobre os números de fiscalizações e autuações do Governo em cima de operações de Transporte.

Conforme viemos falando em nossos últimos posts por aqui, os Documentos Eletrônicos trouxeram uma série de possibilidades de validação e verificação das operações e o Governo/FISCO se beneficiou bastante disso. Hoje a apuração e verificação das operações podem ser online, diferente do tempo em que falávamos em arquivos físicos.

A tecnologia avançou tanto, que mesmo um caminhão em deslocamento pode ser auditado sem precisar parar.

Multa por Inconformidades com Documentos Eletrônicos

O erro de muitas empresas começa por não entenderem o principal pilar do documento eletrônico: sua guarda deve ser DIGITAL e não FÍSICA.

Ricardo, mas e o papel que é entregue durante uma operação?

Os documentos impressos, que trazem os dados de um Documento Eletrônico, nada mais são que um DOCUMENTO AUXILIAR. Seu próprio nome diz isso: DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico), etc.

Esses Documentos Auxiliares possuem apenas o resumo das informações da operação, contendo aquilo que deve ser visto para identificação sobre a operação (Origem, Destino, Valores, Participantes, etc.), mas o documento oficial, que contém todos os dados da operação, é oficialmente um XML, um documento em formato digital.

Todos os Contribuintes, participantes de alguma operação fiscal com qualquer documento eletrônico, têm a obrigação de armazenar esse documento por 5 anos + o ano de vigência, exemplo: um documento emitido em 01 de janeiro de 2019 vai ter a validade até 01 de janeiro de 2025.

E como isso é fiscalizado?

A fiscalização sobre essas operações pode ocorrer de diversas formas, iniciando por meio de denúncias, cruzamento de informações fiscais, auditorias ou nas famosas barreiras fiscais – sem qualquer aviso prévio.

Nos casos mais comuns, onde são auditados os arquivos fiscais, as punições podem partir de simples multas – no CT-e por exemplo, podem partir de R$ 550,00 por documento faltante/irregular – até a reclusão de 2 a 5 anos em caso de omissão ou negação no fornecimento dos dados de documentos fiscais.

Para evitar essa dor de cabeça, seguem algumas dicas:

1. Tenha sempre TODOS os documentos fiscais aos quais sua empresa é participante, no formato digital: uma guarda fiscal segura e sempre acessível elimina qualquer risco que você e sua empresa possa ter;
2. Exija que os participantes dos documentos fiscais também possuam sua guarda: em uma possível auditoria com cruzamento de dados, todos os participantes de um ciclo passam a ser monitorados e auditados e você, mesmo como simples participante, passa a ser corresponsável do documento e da operação;
3. Mantenha a regularidade na declaração de seus documentos fiscais: obrigatoriedades fiscais como SPED FISCAL, SINTEGRA, dentre outros, são o alvo principal do FISCO para auditoria e cruzamento dos dados entre os contribuintes, e isso é feito de maneira silenciosa sem qualquer alerta antecipado ao contribuinte. Declarar nestes meios todos os seus documentos em operações corretas, garante a integridade de sua operação em qualquer meio, mesmo durante uma auditoria;
4. Não tenha medo do erro: se errou, busque junto ao seu contador a melhor forma de corrigir, mas evite inibir ou declarar um documento com erro. Isso será prejudicial a você e a todos os participantes do seu documento;
5. Por fim, utilize a tecnologia a seu favor: A NDD por exemplo, possuí soluções para obtenção, monitoramento e emissão destes documentos com guarda fiscal integrada – podendo ainda ser armazenada em nuvem, com um baixo custo e principalmente: acessível a qualquer hora, em qualquer lugar.

Projeto Brasil id

O Brasil id é o Sistema Nacional de Identificação, Rastreamento e Autenticação de Mercadorias, baseado em Identificação por Radiofrequência (RFID) e outras tecnologias de comunicação sem fio, visa estabelecer um padrão único para implementação de Identificação em produtos e documentos fiscais em circulação pelo país, prevendo assim, a estruturação de serviços de rastreamento e verificação de autenticidade das operações.

Por meio de aparelhos medidores distribuídos nas rodovias, os veículos de transporte são identificados e de acordo com a data da passagem, são mapeados os dados de documentos fiscais vinculados a esse veículo, mantendo assim os dados atualizados.

O projeto encontra-se hoje distribuído nas principais rodovias do país e conta com empresas de Transporte no formato de piloto, com o total apoio de órgãos governamentais como MCTI (Ministério da Ciência e Tecnologia), CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária), ENCAT (Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais) – órgão este que regula também junto à SEFAZ os Documentos Eletrônicos, Receita Federal, dentre outros.

Saiba mais aqui.

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