Emissão de MDF-E: como fazer?

O MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico) define um modelo padronizado de emissão de Manifesto de Carga e veio para substituir o antigo modelo 25, que exigia impressões em papel. Além de ser mais rápido e eficiente, esse modelo auxilia na redução de falhas de preenchimento e possibilita correções de forma mais simplificada, agilizando o transporte de cargas. O documento eletrônico ganha validade jurídica mediante a assinatura digital do emitente. Se você já realiza a emissão de CT-e (Conhecimento de Carga eletrônico) e NF-e (Nota Fiscal eletrônica), então deve também emitir a MDF-e.

Para você entender melhor como tudo isso funciona na prática, nós desenvolvemos um passo a passo para a emissão de MDF-e de forma simples e correta. Acompanhe!

Processo de emissão do MDF-e

Dentro do próprio sistema emissor que a sua empresa contratou, você pode iniciar uma MDF-e preenchendo os dados sem precisar estar necessariamente online, já que somente para o envio é que será necessária a conexão com a internet.

Comece reunindo os documentos de conhecimento de transporte e notas fiscais das mercadorias que serão transportadas. Preencha os dados no sistema de emissão, confira se os campos estão corretamente preenchidos, use a assinatura digital que a empresa possui cadastrada no certificado de CNPJ para validar o documento e envie a MDF-e para o servidor autorizador do fisco.

O servidor analisará a estrutura do arquivo XML através de uma verificação automática e logo retornará com uma mensagem comunicando a sua validação ou não. Se houver algum problema de transmissão ou erro de dados, o servidor retornará com uma mensagem rejeitando a autorização e dizendo exatamente o que deu errado. Siga os passos novamente para corrigir o problema e envie o MDF-e novamente.

Com o documento validado e o transporte de cargas autorizado, a sua empresa receberá uma chave de acesso gerada pelo servidor para imprimir o DAMDF-e (Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico). Ele deve acompanhar a mercadoria durante todo o transporte, pois serve como uma comprovação de que o MDF-e foi validado e autorizado pelo fisco, caso seja parado em alguma fiscalização.

É importante lembrar que, se a empresa precisar de mais de um motorista para o revezamento durante a viagem ou simplesmente substituí-lo por outro, deverá fazer isso incluindo ele no documento através de um procedimento de inclusão de condutor.

Emissão do MDF-e no modo de Contingência

Alguns problemas podem acontecer durante o recebimento de autorização do documento. Queda no servidor que impossibilite o acesso temporário ao sistema ou a oscilação dos serviços de internet dificultando a conexão direta com o servidor do fisco são alguns exemplos que podem atrasar a liberação da carga para a viagem.

Se esses ou outros problemas acontecerem durante o envio e recebimento da autorização do MDF-e, você pode operar no modo de contingência alterando o formato de emissão que está em “Normal” para o formato “Contingência”. Assim, você poderá ter o documento impresso com as informações mais importantes sem atrasar a liberação da carga.

Nesses casos, você deve lembrar-se de mencionar no DAMDF-e que o documento foi impresso no modo de contingência e, quando o acesso ao servidor for restabelecido, o documento deve ser enviado novamente para o fisco. Só que desta vez no modo “Normal”.

Procedimento de encerramento do MDF-e

Se houver um documento de MDF-e em aberto e a carga precisar sofrer alterações das informações durante a viagem, será necessário realizar o procedimento de encerramento do documento e realizar a emissão de um novo corrigido para o restante do trajeto.

De qualquer forma, chegando ao destino final e realizando a entrega da mercadoria, o documento de MDF-e deve passar pelo procedimento de encerramento para atestar ao fisco o fim da execução do processo de transporte da carga.

Se a sua empresa ainda não realiza a emissão de documentos digitais, é bom ficar atento às novas regulamentações e obrigatoriedades definidas em lei pela Receita Federal. Assim, poderá agregar maior eficiência aos procedimentos de preenchimento e emissão de documentos e evitar problemas futuros com o fisco.

E você, ficou com alguma dúvida sobre como emitir a MDF-e? Deixe o seu comentário abaixo!