Impressões sem dono, abandonadas nas prateleiras de uma impressora, além de significarem um desperdício de recursos e gastos para a empresa, podem representar riscos, especialmente quando falamos de documentos confidenciais. Basta imaginar o transtorno que pode ser causado pelo simples fato de informações sigilosas pararem nas mãos de pessoas erradas.
O gerenciamento de impressões, além de combater o desperdício, conta com recursos que possibilitam maior segurança para esse tipo de informação. Hoje, já existe uma série de soluções que possibilitam que a impressão de documentos ou informações confidenciais seja feita diretamente pelo interessado, sem que ninguém mais tenha contato com elas. Quer saber mais? Então continue acompanhando nosso post!
A falta de segurança e o desperdício
Pode parecer que a falta de segurança nas impressões e o desperdício sejam problemas bastante distintos. No entanto, quanto menos inteligente é o sistema de gestão de impressões, maior tendência possui o usuário de imprimir indiscriminadamente, além de não dar o devido valor para as suas impressões. Tanto a falta de segurança quanto o desperdício decorrem de uma falta de consciência com relação à impressão, um fator que deve ser um foco de atenção quando tratamos do gerenciamento.
Apenas para se ter uma ideia, pesquisas indicam que a maior parte das empresas gasta, em média, entre 1% a 6% do seu orçamento com cópias e impressões. Mesmo que a sua não seja uma grande empresa, acredite, esses percentuais aplicados à sua realidade refletem em um grande desperdício de papel e de dinheiro. Por isso, é necessário investir em um sistema de gerenciamento, que, seguramente irá trazer um retorno positivo para o faturamento da empresa. O gerenciamento também possibilita que os colaboradores valorizem mais a impressão, na medida em que ele considera mecanismos próprios que impedem que ela seja feita de forma indiscriminada.
Mecanismos de controle
Um dos mecanismos de gestão que diminui o desperdício e também aumenta a segurança é a automatização do processo de impressão através dos mobiles. Com um sistema de gerenciamento de impressões, é possível enviar para qualquer impressora do sistema documentos a partir de tablets, smartphones e laptops. Isso facilita que o usuário imprima os documentos mais próximos de sua localidade, evitando, assim, que sejam esquecidos, ou mesmo que informações confidenciais corram o risco de serem perdidas.
Os documentos ficam sempre presos a uma fila de impressão permitindo que os usuários autorizem-na no momento adequado.
Senhas de segurança
Outro recurso oferecido pelo sistema de gestão é a liberação da impressão através de senhas. Isso faz com que somente pessoas autorizadas possam imprimir e garante que o interessado esteja na localidade física para tirar o documento no exato momento da impressão. Esse recurso, da mesma forma, além de evitar o desperdício e a impressão indiscriminada de documentos, faz com que impressos importantes não sejam esquecidos ou negligenciados.
Você já teve problemas com documentos impressos que foram parar nas mãos erradas dentro da empresa? Já experimentou um sistema de gerenciamento de impressões? Tem dúvidas se vale a pena contar com esse tipo de recurso? Então deixe seus comentários abaixo e compartilhe sua experiência conosco!
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