Uso da tecnologia pode diminuir barreiras sentidas pelas empresas, especialmente no monitoramento das entregas e geração dos documentos necessários para a confirmação
Há um movimento brasileiro rumo à digitalização de documentos e de seus processos, o que inclui o setor de transportes e de logística. Vemos esse caminho em alguns documentos, caso do Documento Eletrônico de Transporte (DT-e) e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), entre outras medidas adotadas pelos governos federal, estadual e municipal em todo o país.
Quando se agrupam as informações de forma digital em um mesmo sistema ou plataforma, torna-se mais simples armazená-las e colocá-las dentro de um software que permita a filtragem de informações para a tomada de decisão, assim como um monitoramento mais efetivo. Essa capacidade de acompanhamento é fundamental no setor logístico.
Esse conceito de uso de dados é conhecido como data driven decision making ou tomada de decisão orientada por dados. No segmento logístico, essa ideia está alinhada ao uso da geolocalização de veículos e de sistemas adotados para confirmar a comprovação de entrega.
Embora essas tecnologias façam parte da rotina de colaboradores, usuários e negócios, a situação ainda gera barreiras para embarcadores e transportadores. Confira quais são as principais dificuldades das organizações do ramo:
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– Não conseguir acompanhar e comprovar entregas em tempo real;
– Custos operacionais elevados com armazenamento de comprovantes físicos;
– Falta de transparência no processo de entrega das mercadorias;
– Dificuldade no armazenamento do comprovante de entregas pelo período legal;
– Não conseguir confirmar entregas instantaneamente, causando prejuízos financeiros e insatisfação de clientes;
– Complexidade na implementação de soluções para gerenciamento de entregas, especialmente na integração entre sistemas ou barreiras para uso de quem opera os veículos;
– Falta de comunicação entre central e motorista;
– Não contar com um aplicativo ou sistema de fácil acesso para que os motoristas possam verificar informações de entrega.
Barreiras tecnológicas na comprovação de entrega
Quando se observam as dificuldades acima, fica nítido que se trata de barreiras relacionadas ao uso da tecnologia na rotina de trabalho. O sucesso nesta etapa garante uma série de benefícios, em especial um maior controle da operação da frota (resultando em otimização de insumos e de custos), mais satisfação do cliente (com previsões de entregas mais assertivas) e a gestão de comprovantes de entrega.
Os documentos que fazem a comprovação de entrega, como o canhoto eletrônico, são necessários para dar continuidade ao serviço das empresas do setor logístico. Mais do que a ininterrupção da cadeia, ser eficiente nesta etapa garante pontos ao satisfazer o contratante e o cliente final, assim como acelera a conclusão do serviço e o recebimento dos valores.
Nesse sentido, a adoção de mecanismos que agilizem a comprovação de entrega é bem-vinda, pois favorecem a cadeia como um todo e ainda geram comprovantes digitais, que simplificam a gestão dessas informações, evitando problemas do armazenamento físico. Os dados físicos estão sujeitos a perdas e outros problemas, como rasuras, incêndios, vazamentos, entre outros.
Monitoramento em tempo real
Um dos caminhos mais eficientes é conseguir monitorar as entregas em tempo real. É possível fazer isso de várias maneiras, incluindo roteirizadores para que o planejamento esteja alinhado à realidade e possa ser cumprido dentro da jornada. Esses sistemas também contam com um monitoramento ativo, que simplifica a visibilidade da entrega em tempo real, com garantia legal e comprovante em tempo real.
Além disso, como mencionado acima deste artigo, por estar em um ambiente totalmente digital, gera informações eletrônicas, que são mais fáceis de serem armazenadas pelo período legal e reduzem os custos das organizações, além de diminuir riscos de problemas com o fisco em caso de fiscalizações ou checagens.
Outro ponto que precisa ser destacado é a possibilidade de implementar apenas as informações efetivamente necessárias em relação aos documentos fiscais, caso dos arquivos XML do CT-e e MDF-e. Na maioria dos casos, quanto mais simples for a solução, mais efetiva ela será.
Em relação à comprovação de entrega, existem dois momentos: o gerenciamento feito pela empresa e o trabalho propriamente dito, prestado pelos motoristas. No próximo artigo, vamos mostrar algumas soluções que simplificam o dia a dia de quem atua no setor logístico.
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