O documento substitui a manifestação do destinatário? Ele é obrigatório? E como funciona na prática? Respondemos as três perguntas e tiramos outras dúvidas neste artigo
Instituído em 2019 como um substituto do canhoto da nota fiscal (Danfe) e do canhoto do conhecimento de transporte (Dacte), documentos usados para comprovar, respectivamente, a entrega de mercadorias via frota própria ou por meio de transportadoras, o canhoto eletrônico ainda gera dúvidas para quem se envolve neste processo.
Como abordamos neste artigo, o propósito do canhoto eletrônico é muito simples: eliminar a necessidade de comprovantes físicos de entrega, o que beneficia as empresas, especialmente com o boom vivido pelo e-commerce nos últimos anos. As informações contidas no documento podem se integrar de forma digital ao Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) ou à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
O canhoto eletrônico é assinado digitalmente pela empresa responsável pela entrega – de certa forma, repetindo a prática adotada pelos Correios no conhecido AR (Aviso de Recebimento). Em geral, o documento contém os seguintes dados:
– Número de protocolo de autorização do Conhecimento de Transporte Eletrônico ou da Nota Fiscal Eletrônica;
– Data e hora da entrega;
– Documento de identidade do responsável por receber a mercadoria; em alguns casos, é coletada a assinatura do responsável pela recepção em tablets ou smartphones ou via biometria.
– Chave de acesso da NF-e referente ao produto;
– Informações de localização geográfica da entrega.
Dessa forma, eliminou-se a necessidade de comprovantes em papel entregues junto com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) ou com o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (Dacte). O arquivo do canhoto digital – em formato XML – precisa ser armazenado por até 5 anos a partir de sua emissão, da mesma forma que os comprovantes físicos.
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O canhoto eletrônico substitui a manifestação do destinatário?
A transportadora ou a responsável pela entrega coleta informações do destinatário e confirma a entrega do produto. Ou seja, a manifestação do destinatário não é mais necessária, certo? Errado! O canhoto digital não elimina essa necessidade. Trata-se de mais uma das características dos documentos fiscais no Brasil.
Embora tenham finalidades muito parecidas, o propósito do canhoto digital e da manifestação do destinatário são diferentes. Explica-se: o canhoto confirma que a mercadoria foi entregue, enquanto a manifestação do destinatário comprova o recebimento do produto. Os atores por trás de cada um destes documentos são diferentes e, de certa forma, auxiliam o fisco a entender o processo como um todo.
Como funciona o canhoto digital?
Vale ressaltar que o canhoto eletrônico ainda não é uma obrigatoriedade para as companhias, mas, se for usado, ele se vincula a dois documentos fiscais: CT-e e NF-e.
No caso do CT-e, a responsabilidade está diretamente relacionada à transportadora ou à empresa que assumiu o papel de realizar a entrega – portanto, com terceirização do serviço de logística. Em relação à NF-e, a responsabilidade é da própria emissora do documento, o que precisa ser feito todas as vezes que uma entrega de mercadoria é realizada com frota própria.
Para se ter uma ideia do volume de comprovantes físicos que as empresas ou transportadoras precisariam guardar sem o canhoto eletrônico, no primeiro semestre de 2021, foram realizados cerca de 100 milhões de pedidos de compra somente via e-commerce, conforme a 44ª edição da Webshoppers. O número ficou 7% acima de 2020, que havia registrado expansão de 43% frente a 2019.
Quando uma entrega é realizada, é aberto um evento para essa confirmação no CT-e, vinculando essa imagem (que pode ser a assinatura digital, uma fotografia do documento, entre outras possibilidades).
Imediatamente esta informação é replicada para outras NF-e vinculadas ao CT-e. Quando a entrega acontece, ele é assinado com certificado digital, gerando um arquivo XML que deve ser arquivado por cinco anos, assim como ocorria com os papéis físicos. Este XML vai registrar dados importantes, como data e hora de entrega, assinatura do recebedor, localização, entre outros.
Um sistema de gestão fiscal auxilia as empresas a coordenar e salvar as informações apropriadas referentes ao XML. Com o papel, muitas empresas guardavam os comprovantes até o pagamento total dos valores, o que reduzia a possibilidade de consultas fiscais e a possibilidade de aplicação de multas.
No modelo digital, é possível armazenar pelo período exigido pela lei, sem risco de extravio, perdas ou deterioração dessa informação. Não à toa, passou a ser usado pelas empresas do segmento, mesmo sem a obrigatoriedade, pois simplificou e deu segurança jurídica aos envolvidos em entregas.
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