4 perguntas para uma visão geral das Políticas de Impressão

maio 9, 2016

Você já ouviu falar em “políticas de impressão”? É um recurso objetivo, que pode ajudar as empresas a gerirem suas impressões e controlar os gastos com essa atividade. As políticas podem ser aplicadas internamente ou direcionadas a uma empresa de Outsourcing de Impressão. Saiba mais:

1. Quais os principais parâmetros das Políticas de Impressão?

Assim como “Políticas de Uso” ou “Políticas de Privacidade”, as políticas de impressão são normas que regem esta atividade. Dentro dela se estabelecem parâmetros para o volume de páginas impressas, a qualidade usada para a impressão, em cores ou P&B, e até mesmo os tipos de arquivo que podem ser impressos.

2. Como Políticas de Impressão podem levar a economia?

Estabelecendo políticas de impressão, é possível controlar o consumo de suprimentos – papel e toner ou cartucho de impressora. O resultado direto é uma queda nas despesas com estes suprimentos. E é importante notar que, mais do que uma economia financeira, isto também representa uma redução no desperdício. Ou seja, é uma forma simples de tornar sua empresa mais sustentável e ecologicamente consciente.

3. Quais cuidados são necessários na hora de estabelecer Políticas de Impressão?

O principal cuidado que as empresas devem ter ao trabalhar com políticas de impressão é com relação ao exagero em restrições. Criar muitas delas, ou estabelecer limites muito rigorosos, pode parecer a maneira mais simples de obter resultados rápidos na economia e redução do desperdício. Porém, o exagero pode criar mais problemas do que soluções; funcionários podem ter dificuldade em realizar impressões que são realmente necessárias, o que irá atrasar outras atividades internas.

4. Como estabelecer boas Políticas de Impressão?

Existem diversas dicas para que as políticas de impressão adotadas em sua empresa sejam eficientes, sem passar pelo exagero em restrições que mencionamos no item anterior. A escolha por seguir alguma (ou várias) destas dicas, é claro, irá depender do perfil de sua empresa em relação a atividades de impressão.

A primeira dica é estabelecer parâmetros diferentes para impressões corporativas e impressões particulares. Identificar as particulares e aplicar políticas mais rígidas a elas permite que você ainda mantenha certa flexibilidade para as impressões que realmente interessam à empresa.

Essa dica é particularmente interessante para as empresas em que os colaboradores têm permissão e/ou oportunidade de usar as impressoras para fins pessoais. Afinal, essa situação, na maioria dos casos, acaba levando a um certo abuso com a impressão de contas, receitas, notícias e outros arquivos que não estão relacionados ao trabalho.

A segunda dica é definir de que forma as políticas de impressão serão direcionadas. As opções principais são: a cada usuário; a diferentes grupos de usuários; a cada impressora ou a grupos de impressoras.

Quando direcionamos as políticas a cada usuário, é possível personalizar as permissões (e limitações) conforme as necessidades do trabalho de cada um. Porém, esta personalização leva mais tempo e exige um esforço maior da equipe de TI, especialmente em grandes empresas com muitos colaboradores, essas configurações podem ser otimizadas com a utilização de softwares de gestão de impressões.

Por outro lado, quando direcionamos as políticas a grupos de usuários, é preciso identificar aqueles com um perfil de impressão similar. Geralmente, o critério adotado é o departamento ou setor de trabalho.

Assim, quando direcionamos as políticas a uma impressora ou grupo delas, é preciso garantir que seja acessível somente a pessoas com um perfil de impressão compatível. Afinal, não adianta definir parâmetros de impressão P&B para uma impressora que só pode ser acessada por indivíduos que precisam de impressões coloridas.

Finalmente, a terceira dica é escolher o procedimento adotado quando as políticas de impressão estabelecidas são quebradas por um usuário. Basicamente, existem três possibilidades de retorno.

A primeira é o envio de uma notificação para o usuário, solicitando que ele mesmo altere as configurações da impressão. A segunda é o bloqueio da impressão automaticamente, o que exige que o usuário recomece todo o processo. E a terceira é a alteração, também automática, das configurações da impressão, ajustando-as para atender à política de impressão.

Enquanto a alteração automática é mais eficiente, pois resolve o problema de imediato e prossegue com as impressões, pode ser menos agressivo enviar uma notificação aos usuários. Essa escolha irá depender do perfil dos colaboradores.

Esta foi apenas uma introdução ao tema das políticas de impressão. Para saber mais sobre esta e outras ferramentas que podem ajudar na gestão das impressões em sua empresa, acompanhe os artigos do blog da NDD. Aproveite e assine nossa newsletter, e receba nossos melhores conteúdos gratuitamente.

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