O provedor deve auxiliar o cliente a determinar sua estratégia para um uso racional de recursos, que não afete a sua produtividade e a sua rotina
Além de garantir um funcionamento completo de dispositivos, troca e reposição de suprimentos em tempo e um monitoramento efetivo do que é impresso, um outsourcing de impressão pode contribuir para o cliente final de outras maneiras, incluindo o uso racional de recursos. Dessa forma, além de incrementar a produtividade do negócio, o contrato gera mais benefícios para ambos.
Nesse contexto, a criação de cotas de impressão se trata de um conjunto de medidas adotadas para um uso inteligente de recursos, considerando a necessidade de cada departamento ou de pessoas específicas. Em um modelo ideal, o provedor apresenta a possibilidade ao cliente e suas formas de configuração, permitindo que ele tome a decisão mais alinhada aos seus propósitos.
É importante que esse ajuste seja feito apenas após o cliente conhecer, de fato, o funcionamento das impressões em seu negócio, o que se dá com a adoção de ferramentas voltadas ao monitoramento completo dos dispositivos. Além disso, cotas de impressão podem ser reformuladas a qualquer momento, levando em conta épocas sazonais, ingresso de novos projetos, entre outros critérios.
Ao instalar o NDD Print 360, o outsourcing permite que as empresas aproveitem melhor os recursos, ao definirem regras de impressão adequadas, que reduzam o desperdício. Saiba mais sobre a ferramenta!
Saiba mais sobre alguns tipos de cotas:
Cotas informativas – Quando o usuário atinge o número limite das suas cotas, ele será alertado por ter atingido o seu consumo máximo. Contudo, poderá optar por realizar seus trabalhos de impressão normalmente, sem bloqueios. Esta cota é adotada para promover a conscientização dos recursos de impressão em um momento inicial, bem como promover um controle do consumo realizado.
Cotas bloqueantes – No momento em que o usuário chegar ao número limite das suas cotas, suas atividades de impressão serão bloqueadas, não permitindo a realização de impressões e cópias. Muitas empresas optam inicialmente pela postura informativa antes de partir para o bloqueio.
Cotas particulares ou corporativas – Permite aos usuários atribuir suas impressões à finalidade corporativa ou particular. Nessa situação, o gestor será o responsável por distribuir uma quantidade de cotas para cada uma dessas finalidades.
Cotas recorrentes – É possível conceder cotas a todos os usuários de forma periódica. Essas cotas podem ser configuradas para ser disponibilizadas mensalmente, semanalmente ou diariamente.
Apesar do termo cotas de impressão, as quatro divisões mencionadas acima podem ser usadas tanto nas impressões quanto nas cópias. Da mesma forma, a solução de gestão também pode trazer informações a respeito da digitalização de documentos, uma funcionalidade alinhada à transformação digital e buscada por muitos clientes por reduzir custos.
O diferencial dessa funcionalidade é que ela pode ser aplicada após uma análise específica sobre o consumo de recursos da organização de modo a não afetar a sua rotina – e otimizar os custos do parque de impressão. Também é possível seguir uma política de comunicação clara com os colaboradores, iniciando com cotas informativas antes de um bloqueio.
Estabelecer cotas é a garantia de que os recursos de impressão serão otimizados, considerando a realidade de cada negócio. Além disso, essas informações são a base para que a empresa seja capaz de definir também, suas próprias políticas de impressão alinhadas ao propósito da organização.
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