Um contrato de outsourcing de impressão é uma relação de confiança: as funcionalidades precisam dar visão global ao provedor, mas permitir personalizações e tomada de decisões do cliente final
Os contratos de outsourcing de impressão costumam ser de longo prazo, demandando confiança entre as empresas. O melhor cenário é se tornar uma relação ganha-ganha, gerando benefícios para os dois envolvidos: de um lado, o cliente final, que deseja focar em suas atividades estratégicas e reduzir custos; do outro, o provedor, que quer oferecer a possibilidade de controle, conscientização e otimização.
Quando há sucesso nessa estratégia, consegue-se atingir uma parceria vantajosa para os dois lados. A verdade é que boa parte dos clientes finais não conta com soluções específicas, como o NDD Print 360, que é capaz de auxiliar no combate ao desperdício de insumos e garantir ajustes inteligentes e funcionais, seguindo as regras e critérios que podem ser estabelecidos pela própria organização.
Ao mesmo tempo em que o contratante se beneficia com as reduções de custo e total visualização das impressões em seu parque corporativo, o provedor consegue otimizar insumos, ter uma atuação mais eficiente, com atitudes proativas e suporte técnico, fidelizando o cliente e garantindo a manutenção do contrato, além da contratação e novos serviços.
Conheça algumas funcionalidades que beneficiam o cliente final e o próprio provedor, resultando em otimização de custos, cumprimento da legislação e adoção de práticas em voga no mercado de trabalho:
Maior segurança das informações – Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas precisam proteger informações sensíveis, garantindo que esses dados estejam disponíveis apenas a quem precisa para exercer suas funções. Dessa forma, o controle das impressões vai além dos custos, mas se torna um aspecto relevante de compliance.
Nesse sentido, funcionalidades como a liberação segura de impressão (seja por smartphone, senha, crachá ou biometria) se tornam importantes, pois dão tranquilidade à companhia, eliminando o risco de aplicação de multas por descumprimento da legislação.
Mobilidade aos colaboradores de clientes – Nos últimos anos, houve uma liberação por parte das empresas para o trabalho remoto ou home office. Essa mudança poderia se tornar uma grande dificuldade para os provedores de outsourcing e seus clientes, o que não se transformou em realidade.
O monitoramento de agentes garante até mesmo serviços de impressão em home office e também permite ao provedor uma atuação proativa em relação à troca de suprimentos e manutenções preventivas, antecipando-se a problemas com os equipamentos, independentemente de onde eles estejam.
Diante dessa realidade, é possível afirmar que o NDD Print MPS conta com possibilidades de implantação alinhadas às demandas empresariais atuais. Por ser uma solução SaaS, não existe necessidade de instalação local em notebooks ou em desktops das casas dos colaboradores. Interligado a funcionalidades como o NDD Print 360, o uso de aplicativos permite até mesmo a impressão via smartphone para retirada na empresa.
Controle de impressão e de resultados – Uma das funcionalidades mais adotadas pelas empresas são as políticas de impressão. Com elas, é possível determinar qual o volume autorizado para um setor ou uma pessoa e suas configurações específicas, de acordo com cotas estabelecidas pelo cliente. Isso só é possível com uma contabilização de impressões eficiente e um monitoramento efetivo.
É possível configurar, por exemplo, que um grupo de colaboradores terá disponível apenas impressões em preto e branco e duplex.
Comprovação por relatórios – O próprio cliente faz a checagem do andamento do contrato do outsourcing de impressão, já que ele também tem acesso a relatórios específicos sobre o desempenho. É possível escolher os campos de interesse e fazer filtragens para tomar decisões mais assertivas e inteligentes em relação ao uso da solução.
Os clientes finais podem fazer essa checagem periodicamente, servindo como um indicativo do desempenho. Além disso, a contabilização permite descobrir as informações de cada documento impresso: quem foi o responsável? Quando? Qual dispositivo? Qual a quantidade? Qual o centro de custo?
A adoção de soluções específicas para o controle do que passa pelos dispositivos, resulta em diversos benefícios, como impressão eficiente, mais segurança, além de dar liberdade para que o seu cliente tome as decisões estratégicas e baseadas em dados.
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