Contabilização de trabalho de impressão física e lógica (por spool) garante a visibilidade total do ambiente de impressão do cliente
A contabilização é um momento fundamental para um serviço de outsourcing tanto para o cliente final, quanto para o provedor de Managed Print Services (MPS). Em última análise, o sucesso da etapa de contabilização é a garantia de que o outsourcing de impressão está atingindo o seu objetivo de gerenciar a impressão e os seus dispositivos antes de oferecer novas funcionalidades atreladas à realidade digital.
Quando um provedor entrega uma solução dessa para o cliente final, a ideia é tornar a operação mais inteligente, evitando operações, estabelecendo políticas de impressão alinhadas ao negócio e aumentando a segurança dos ambientes de impressão. Para dar mais assertividade à operação, a contabilização do trabalho de impressão precisa ser bem feita.
É nesse momento que é possível definir os custos de impressão para a divisão entre departamentos, além de acompanhar cada documento e o seu impacto ambiental. Esse monitoramento permite identificar se a solução está sendo usada de maneira inteligente para o negócio. Embora pareça simples, a contabilização conta com os seus desafios, conforme vamos explicar a seguir neste artigo.
Os tipos de contabilização de trabalho de impressão
O interesse tanto do provedor quanto do cliente final é conseguir responder às seguintes questões sobre a gestão de impressão:
- Quem foi o responsável pela impressão?
- Quando foi realizada?
- Em qual dispositivo?
- Qual a quantidade? Foi colorida ou preto e branco?
- Qual o centro de custo, projeto ou conta para se contabilizar?
Existem outras dúvidas que podem ser respondidas, mas, de maneira geral, essas informações já garantem um bom controle de dados para se construir um histórico que será importante para o provedor, tanto em suas estratégias quanto na entrega do serviço, incluindo o gerenciamento de estoque, que acaba beneficiando diretamente o seu cliente.
Para se ter esses dados, é preciso garantir que todos os dispositivos e usuários sejam monitorados. Nesse contexto, a contabilização precisa oferecer 100% de cobertura, o que é possível apenas com uma diversificação, ainda mais em um contexto de home office e trabalho híbrido.
De forma simples, existem dois formatos de contabilização: a física (que pode ser instalada na rede e monitorar vários dispositivos ou local, quando é incluída diretamente na impressora) ou por spool (uma espécie de fila de impressão armazenada pelos sistemas operacionais e acompanhada pela solução). Logo, a contabilização de trabalho de impressão pode ocorrer de algumas formas:
Contabilização física local – O monitoramento é feito via aplicação embarcada na impressora.
Contabilização física – Instalação de um módulo na rede, que é capaz de monitorar diversos dispositivos pela solução.
Contabilização lógica por spool – O rastreamento se dá pelas informações dos arquivos de spool registrados nos sistemas operacionais. Quando um arquivo é enviado para impressão, fica registrado na memória do computador e pode ser contabilizado.
Conforme demonstramos neste artigo do blog, somente a diversificação – somando os mecanismos da contabilização física e da lógica – é capaz de garantir um registro eficiente de todos os documentos de impressão.
Dependendo do parque de impressão e do modelo de trabalho da organização, os dois formatos de contabilização de impressão podem ser necessários para se monitorar a totalidade dos dispositivos. Diante dessa realidade, um outsourcing de impressão precisa considerar todas as variáveis do ambiente do cliente e suas necessidades, incluindo de contabilização física e lógica por spool.
O mais importante em uma realidade cada vez mais descentralizada é se certificar de que o outsourcing de impressão será capaz de cobrir todo o parque de impressão, apostando nas funcionalidades já existentes e que estão integradas às soluções, caso do NDD Print 360.
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