No sólo la elección del tipo de tóner, sino el mantenimiento de los equipos genera previsibilidad, lo que optimiza los costes de adquisición y logística del proveedor.
En el outsourcing de impresión, lo más importante es la calidad. En este aspecto, el atributo no sólo debe considerarse para las impresoras, sino también para los suministros utilizados en el día a día. En este artículo no se hablará del uso de tóneres originales, remanufacturados o compatibles, sino de cómo interfieren en el día a día de la empresa.
En la gestión de un outsourcing de impresión, los suministros se controlan en función de su historial de uso. El comportamiento de las impresoras y del propio tóner genera previsibilidad, lo que beneficia tanto al proveedor como al cliente final. En otras palabras, un cambio en el tipo de suministro puede modificar la regla de consumo y el historial de lectura utilizado para planificar y gestionar la impresión.
Esta atención no sólo beneficia el outsourcing en relación con el servicio al cliente, sino también en sus resultados financieros. Se explica: las proyecciones optimizadas y bien construidas garantizan una mejor planificación del futuro, optimizando las compras de tóner (normalmente con precio en dólares) y reduciendo los costes logísticos.
Hay algunos puntos en los que el rendimiento del suministro interfiere directamente en el resultado:
Identificación automática de las reposiciones – Basándose en el historial, es posible estipular la proyección de los días que quedan antes de que se agote un suministro. Es importante avisar con antelación al proveedor y programar la reposición en colaboración con el cliente.
Seguimiento de los suministros en uso – Para facilitar la gestión de la impresión, se puede realizar un seguimiento de los suministros en tiempo real. Si hay interés en un cambio de proveedor, una vía puede ser realizar el cambio en un equipo (o en dispositivos de varias marcas) para hacer las pruebas necesarias antes del cambio global.
Identificación de intercambios prematuros – Aunque haya un historial y un perfil claro de uso, hay momentos en los que el consumo puede aumentar, ya sea durante eventos, horas de cierre, entre otras posibilidades, según el perfil de cada negocio. El objetivo es garantizar un uso adecuado de los suministros y evitar las averías de sustitución.
Programación y planificación – A pesar de los matices, una gestión de la impresión es capaz de estimar con un alto grado de eficiencia cuando se lleva a cabo una programación para el cambio y la planificación de pedidos relacionados con los suministros.
Mantenimiento – Siguiendo el mismo razonamiento del ítem anterior, la planificación de la asistencia periódica y las eventuales reparaciones de la impresora también entran en esta área, ya que hay factores del propio dispositivo que pueden interferir en el consumo de suministros.
Centrarse en los costes y el tipo de cambio
Con un coste elevado, la sustitución planificada permite al outsourcing una planificación más eficiente del rendimiento de los suministros, algo fundamental dado su elevado coste. En los países de América Latina, donde la variación del tipo de cambio del dólar puede interferir directamente en los resultados de la empresa, este historial permite hacer más aportaciones a la compra, en caso de que haya un tipo de cambio más interesante.
Asimismo, en un tipo de cambio menos favorable, existe la posibilidad de trabajar con stocks más bajos, especialmente si la proyección es de mejora para el futuro. En este sentido, la planificación del uso de los suministros puede repercutir directamente en el rendimiento de la empresa de forma global, lo que requiere una atención especial.
Con este cuidado, es posible tener un stock de seguridad, que puede ser utilizado en eventuales necesidades, y un aprovisionamiento en el propio espacio del cliente, simplificando también los aspectos logísticos, otro costo que puede ser determinante para el negocio.
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