Gestão do vale-pedágio é um assunto que precisa ser considerado de maneira estratégica. Por lei, diversas empresas são responsáveis pelo pagamento do vale-pedágio para evitar que estes valores sejam pagos pelos caminhoneiros. Neste contexto, um dos desafios é planejar, direcionar e controlar essas despesas de maneira que as empresas cumpram com a legislação e, ao mesmo tempo, evitem desperdícios financeiros.
Neste conteúdo, vamos abordar detalhes sobre o papel da gestão do vale-pedágio no que se refere à eficiência operacional e lucratividade. Acompanhe!
Importância da Gestão do Vale-Pedágio
Não é exagero dizer que a gestão do vale-pedágio requer plena atenção no dia a dia. Devido ao volume significativo de operações, é fundamental que a empresa conte com mecanismos eficazes para controlar a disponibilização e fluxo dos pagamentos que obrigatoriamente precisam ser realizados. Principais fatores que demonstram a importância da gestão do vale-pedágio:
Redução de custos
Custos ajustados são sinônimo de melhor lucratividade. A existência de um controle eficiente quanto ao vale-pedágio reduz os riscos de duplicação de pagamentos, pagamento de valores acima do necessário ou multas devido a não disponibilização do vale-pedágio em tempo hábil.
Conformidade legal e fiscal
Para evitar penalidades, é imprescindível que as empresas estejam em dia com relação à disponibilização e pagamento do vale-pedágio. Por meio de uma gestão eficiente, esses processos podem ser realizados de maneira simplificada e ágil.
Maior controle e transparência
A qualidade do controle interno das informações relacionadas ao vale-pedágio é primordial para a previsibilidade dos custos, gestão financeira e também comprovam efetivamente o cumprimento das obrigações da empresa perante a lei. Nos casos de fiscalizações e até mesmo de processos judiciais, os controles internos atuam como provas de que o vale-pedágio foi devidamente disponibilizado.
Segurança e comodidade para o motorista
Como mencionamos, um dos objetivos do vale-pedágio é evitar que os motoristas tenham de arcar com este valor. Isso proporciona maior segurança e conforto no decorrer do trajeto e previne a falta dos recursos necessários para realização da viagem.
Melhoria na produtividade
As operações realizadas nos setores de transporte e logística são dinâmicas, o que demanda uma agilidade diferenciada. Ao adotarem a gestão do vale-pedágio como um recurso estratégico, as empresas ganham em produtividade e elevam a eficiência operacional.
Vantagem competitiva
Estes benefícios de uma gestão eficiente do vale-pedágio aumentam o potencial competitivo, o que possibilita ampliar a presença no mercado, conquistar mais clientes e aumentar a lucratividade.
Desafios da Gestão do Vale-Pedágio
Na gestão do vale-pedágio, há uma série de desafios que dizem respeito à multiplicidade de fatores com os quais as empresas precisam lidar. Vejamos os principais:
Complexidade das rotas
Além de lidar com inúmeras rotas, há uma complexidade no que diz respeito às condições de infraestrutura no decorrer do trajeto e demais intercorrências que devem ser consideradas na gestão do vale-pedágio.
Mudanças frequentes nas tarifas
Constantemente, há reajustes aplicados que precisam ser rapidamente incorporados aos pagamentos de vale-pedágio. As empresas devem estar atentas às atualizações de valores ocorridas em cada estado/região.
Diversidade de veículos e motoristas
Em diversas empresas, o volume de veículos e motoristas cadastrados é tão grande que se torna praticamente impossível adotar apenas controles tradicionais como planilhas e sistemas nos quais não há um direcionamento para as necessidades específicas da gestão do vale-pedágio.
Integração com outros sistemas
A gestão do vale-pedágio deve estar integrada aos demais sistemas para que as operações ocorram de maneira harmônica, ágil e eficiente. Ou seja, não é interessante que essa gestão seja realizada de forma isolada ou com recursos já ultrapassados.
Como gerir o vale-pedágio
Conforme a legislação, o pagamento do vale-pedágio deve ser feito de forma antecipada, mas não em dinheiro físico. Dessa forma, as companhias se tornam obrigadas a encontrar soluções para, de maneira simultânea, cumprir a lei e administrar os seus recursos, além de ofertar soluções práticas aos colaboradores ou responsáveis pelo transporte.
É preciso encontrar uma plataforma flexível para as empresas e para os motoristas, com funcionalidades que atendam esses dois públicos: facilite a gestão desses recursos, otimizando o transporte, e seja de uso simples pelos motoristas.
Se não pode ser feito em dinheiro, a gestão do vale-pedágio se torna mais simples, especialmente quando o pagamento é realizado por um dos três caminhos mais comuns: cartão eletrônico, cupom ou pagamento automático de pedágio. Além disso, os valores de vale-pedágio, via de regra, precisam ser anexados ao documento da carga para evitar infrações.
No caso do cartão, o motorista recebe o valor total dos pedágios carregado, com os devidos comprovantes anexados ao documento da carga. As empresas também podem emitir cupons, usados nas praças de pedágio. Como contam com prazo de validade e são descartáveis, trata-se de uma maneira segura e facilmente administrável de gerenciar o vale-pedágio.
Outra possibilidade é fazer o pagamento automático de pedágios, por meio dos dispositivos instalados nos caminhões ou veículos. Essa contratação precisa ser feita por empresa habilitada pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) e deve ser anexada ao comprovante de pagamento do documento da carga.
Soluções para uma gestão do vale-pedágio eficiente
Para superar os desafios que envolvem a gestão do vale-pedágio e obter os resultados positivos de um planejamento, execução e controle eficientes desta atividade, são indicadas soluções simples que atuam de maneira efetiva nas operações das empresas. Vejamos quais são.
Implementação de um software de gestão
A tecnologia é a aliada número um de uma gestão eficiente no segmento de transportes e logística, o que abrange também as rotinas ligadas ao vale-pedágio. A adoção de um software direcionado a esta atividade e que seja capaz de estar integrado a outros sistemas é o ponto de partida para uma gestão eficaz de vale-pedágio.
Integração com sistemas de rastreamento
O rastreamento é uma das operações primordiais que precisam estar vinculadas à gestão do vale-pedágio. Por meio de um software específico e demais recursos de automatização de processos é possível realizar essa integração de forma inteligente.
Capacitação da equipe
Os times de colaboradores responsáveis pela gestão devem ser capacitados quanto às políticas adotadas pela empresa nesta questão, processos operacionais que visam a disponibilização dos recursos em tempo hábil e o controle dos custos.
Definição de políticas claras
Para um melhor entendimento por parte dos colaboradores e fornecedores de serviços, as empresas precisam estabelecer políticas objetivas quanto ao vale-pedágio e comunicá-las de uma maneira que elas possam ser facilmente compreendidas.
Monitoramento constante
Cada operação que envolve a disponibilização do vale-pedágio requer monitoramento contínuo. Isso é fundamental para um controle efetivo dos processos.
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