Documentos Eletrônicos: “Ford” explica

Recentemente nosso colega Hemerson fez uma analogia brilhante entre Outsourcing de Impressão e um carro, simplificando a compreensão deste complexo ecossistema.

Pois bem, não plagiando, mas já o fazendo, é possível uma reflexão semelhante sobre o nddConnect – Gestão de Entrada de Documentos Eletrônicos e os automóveis. Para isso, vamos voltar ao passado e pensar como eram estas “belezuras”, quando a Ford revolucionou o mercado introduzindo o conceito de linha de montagem e produção em série.

Na imagem acima temos o primeiro carro produzido em larga escala, o famoso Ford T, que nós como bons brasileiros colocamos um apelido: Ford Bigode (explicação aqui).

Ele tinha Freios a tambor acionados por varão nas rodas traseiras (acreditava-se que freios nas rodas dianteiras causariam capotamento do veículo…); motor de 17 cv. de potência, incríveis 75km/hora!; e a cor poderia ser qualquer uma, desde que fosse preta. O que talvez alguns não saibam é que ele já possuía itens opcionais: “faróis e buzinas” uau! Welcome to the Top!!!

Já imaginaram um carro sem faróis? Colocá-los como opcionais, somente para quem quisesse ter “este luxo” é algo impensável. Quanto a velocidade, andar a mais de 75km/hora nas condições das rodovias da época certamente seria um grande desafio.

Mas voltando a nossa comparação, antes da chegada dos documentos eletrônicos (NF-e, CT-e, NFS-e, MDF-e, entre outros) o “carro” (solução/sistema) que a empresa utilizava para gerir os documentos possuía poucos recursos e conseguia atendê-la de forma satisfatória, como fez o Ford T em sua época. No entanto, assim como o carro exigia grande perícia do motorista, a empresa precisava contar com pessoas altamente especializadas para executar todas as conferências e fechamentos fiscais, tudo de forma manual, na calculadora com bobina de papel. A chance do erro humano era alta, mas a fiscalização, realizada “in-loco” na empresa, também era parca. Então tudo funcionava.

Sem dúvida os carros evoluíram muito no que tange a sua mecânica. No entanto, o que mais se fez nestes últimos tempos foi embarcar tecnologia. Imagina alguém que dirigiu um Ford T entrar em um desses:

Ar condicionado, direção hidráulica, câmbio automático, freios ABS, controle de tração, controle de estabilidade, GPS integrado, um painel de equipamentos que informa qualquer anormalidade com o veículo, e a lista de itens tecnológicos embarcados é interminável.

Mas quais os benefícios de toda essa tecnologia embarcada nos carros? As respostas são muitas, mas se resumirmos podemos afirmar que elas dão mais segurança aos passageiros, pois antecipam situações, evitam erros, corrigem e alertam o motorista; geram economia, ajustando o veículo para gastar menos; facilitam a condução e propiciam mais conforto aos passageiros e, lógico, permite andar com mais velocidade, com riscos menores de acidente e, se isto ocorrer, ainda tem “air bag” e célula de sobrevivência para que todos saiam ilesos.

O uso de uma solução com “tecnologia embarcada”, como o nddConnect, para a gestão de entrada de documentos eletrônicos, proporciona benefícios semelhantes:

– Segurança, com validação automática da integridade dos documentos;

– Permite antecipar situações que causariam problemas no SPED ou gerariam passivo tributário;

– Evitam erros humanos, eliminando a digitação;

– Tudo o que foge à regra gera alerta, para que seja tratada apenas a exceção;

– Facilita a gestão fiscal da empresa, com a validação das informações de forma antecipada;

– Gera redução de custos com a automatização dos processos, trazendo economia para a empresa;

– Permite maior velocidade e menores riscos na tomada de decisão, com informações claras sobre onde estão ocorrendo problemas.
E então, vamos acelerar conosco e conseguir extrair o máximo de “potência” dos documentos eletrônicos?

Eu ainda estou pensando como alguém pôde colocar farol como item opcional…