A gestão de ativos de TI é a base para garantir maior assertividade no controle e monitoramento das operações desses equipamentos, especialmente em ambientes gerenciados por provedores de serviços de TI.

No caso dos provedores de outsourcing, as boas práticas relacionadas com esse setor se tornam ainda mais importantes para evitar falhas operacionais e perda na qualidade do serviço prestado ao cliente final.

Neste conteúdo vamos conhecer a importância da gestão de ativos de TI, quais são as rotinas que devem ser aplicadas por equipes técnicas ou prestadores de serviços para garantir sua eficiência e soluções que sua equipe precisa conhecer. Boa leitura!

O papel da gestão de ativos para provedores de serviços e outsourcing de TI 

A gestão de ativos de TI consiste no monitoramento, controle e otimização dos recursos de tecnologia de informação de uma empresa durante seu ciclo de vida, seja em empresas usuárias finais ou em ambientes sob gestão de provedores de serviços de TI.

Ou seja, desde o momento de aquisição até o descarte, os dispositivos são acompanhados pelos profissionais responsáveis, garantindo um melhor aproveitamento e produtividade das atividades nas quais estão envolvidos.

Em relação ao outsourcing de TI, o controle de ativos é necessário para garantir:

• Controle de inventário e contratos: permite saber quais ativos estão em uso, onde estão, quem os utiliza e quais contratos estão vinculados. A partir daí, é possível identificar oportunidades de upgrade e personalizar o serviço conforme a demanda do cliente;
• Melhoria na entrega de serviços: o controle de ativos permite respostas mais rápidas às demandas dos clientes e redução das falhas técnicas;
• Conformidade com regulações: a partir dessa gestão, é possível garantir o cumprimento de regulamentações, padrões industriais e de demais normas dos clientes.

Por que a tomada de decisão orientada por dados é indispensável nesse cenário?

A tomada de decisões por dados é um requisito para as empresas que desejam alcançar maior eficiência, previsibilidade e qualidade nos serviços prestados.

No caso da gestão de ativos de TI por provedores de outsourcing, essas informações garantem que as decisões sejam tomadas com base em uma visão ampla e precisa de todo o ambiente de tecnologia do cliente.

Por exemplo, ao invés  de planejar a substituição de máquinas baseada em achismos, a equipe consegue determinar quais equipamentos devem ser substituídos com base nos dados apresentados pelo controle de ativos.

Desse modo, é garantido um investimento inteligente e eficiente, visto que essa troca vai impactar a produtividade e a qualidade do serviço prestado pelo cliente.

Outros impactos são:

• Antecipação de problemas e respostas mais rápidas: o monitoramento dos dados também permite que as equipes consigam antecipar falhas, identificar gargalos e agir com rapidez para solucionar defeitos;
• Redução de custos e desperdícios: com base em informações precisas, é possível evitar compras desnecessárias, renegociar contratos e identificar ativos subutilizados;
• Valorização do serviço prestado: quanto mais qualidade você entregar ao seu cliente, melhor serão os resultados alcançados por ele e o valor do outsourcing oferecido.

Boas práticas na gestão de ativos para quem presta serviços de TI

A gestão de ativos de TI é baseada em boas práticas, por meio das quais é possível conhecer as necessidades da empresa e alcançar resultados positivos. 

Vamos conhecer quais são essas rotinas que você deve colocar em prática:

1. Faça um inventário

O primeiro passo de toda gestão de ativos de TI é conhecer quais são os equipamentos que serão controlados.

Portanto, faça um mapeamento desses ativos, identificando não somente as máquinas e suas quantidades, mas também:

• Para que cada equipamento é utilizado;
• Quem são os usuários que os utilizam;
• Quais são os componentes interligados;
• Quais serviços podem ser impactados em caso de falha.

2. Invista em capacitação contínua

As tecnologias estão sempre se modernizando e avançando, assim como os problemas enfrentados por esses equipamentos.

Desse modo, é necessário que os técnicos da equipe de outsourcing estejam sempre acompanhando essas atualizações de mercado.

Com essa capacitação contínua, eles conseguirão atender às demandas com agilidade e entregar soluções mais modernas aos clientes.

3. Acompanhe os ciclos de vida dos ativos

Os ativos, especialmente computadores, possuem um ciclo de vida que deve ser acompanhado para garantir o uso mais eficiente de seus hardwares e softwares.

Sempre que houver uma mudança de estágio, atualize esse ciclo com informações como data, hora, motivo da modificação e colaborador responsável.

4. Automatize processos

A automatização de alertas, por exemplo, permite que a equipe seja notificada em caso de mudanças na infraestrutura dos ativos, como falhas ou interrupções no serviço.

Em determinados cenários, o provedor consegue atuar de forma proativa, resolvendo o problema antes mesmo que ele gere impacto ao cliente.

Esse tipo de agilidade é essencial para garantir a continuidade das operações e a qualidade do serviço prestado.

5. Fique atento às políticas de segurança

A segurança deve ser uma das prioridades de todas as empresas, principalmente aquelas que lidam com outsourcing de TI de outras organizações.

Além de estar em conformidade com a LGPD, por exemplo, é importante que a equipe possua políticas de segurança de ativos rígidas, que protejam os recursos e os dados analisados.

Visibilidade e automação: como escalar o controle de ativos sem aumentar o time

À medida que mais ativos são incluídos na infraestrutura, manter o controle manual pode ocasionar inconsistências, retrabalhos, falhas operacionais e até mesmo perdas.

Como os provedores de outsourcing atendem múltiplos clientes com estruturas distintas, a automação surge não como um diferencial, mas uma necessidade para essas equipes.

Além dos benefícios já citados anteriormente, como a visibilidade centralizada da rede de ativos e a agilidade em identificar problemas, a automação também é eficiente na escalabilidade.

Afinal, com esse recurso é possível incluir mais equipamentos, sem prejudicar a qualidade do serviço prestado.

Ao automatizar tarefas repetitivas, você consegue reduzir a carga operacional da equipe e liberar mais tempo para atividades estratégicas – permitindo uma gestão de ativos de TI mais eficiente.

Como a NDD apoia provedores de outsourcing na gestão de ativos

A NDD é líder na resolução dos desafios dos provedores de outsourcing, entregando soluções que simplificam a gestão dos ativos, como impressoras, impressoras térmicas e computadores.

Com uma tecnologia apoiada na inteligência de gestão de dados e operada de ponta a ponta no gerenciamento de ambientes, é possível alcançar:

• Controle operacional eficiente;
• Segurança e conformidade com as normas;
• Economia de recursos em atividades operacionais;
• Aperfeiçoamento da experiência do consumidor final. 

Além das soluções, a NDD também oferece consultoria especializada, voltada justamente a facilitar a jornada de quem lida com a gestão de ambientes complexos. 

Esse suporte existe para ajudar em todo o processo, o que proporciona eficiência, visibilidade e tranquilidade para o provedor.

Entre em contato conosco e descubra qual solução da NDD você mais precisa!