O software de monitoramento de impressoras é determinante para o sucesso de um provedor de outsourcing. Este recurso abre caminhos para elevar a eficiência das operações, tornando-as mais ágeis e inteligentes.

Usar um sistema de monitoramento de impressoras permite ir muito além do trivial e gera uma vantagem competitiva imprescindível para os provedores que almejam crescer no mercado. Acompanhe nosso conteúdo e saiba detalhes sobre este assunto.

Por que é importante um software de monitoramento de impressoras?

A tecnologia é uma aliada imprescindível dos provedores de outsourcing. Sobretudo em um ambiente global com mudanças cada vez mais rápidas, contar com softwares de alta precisão e desempenho é fator-chave para a competitividade e ampliação da presença no mercado.

Entendendo a necessidade de monitoramento

O monitoramento de impressoras não é apenas uma operação corriqueira. Trata-se de um recurso estratégico determinante para a produtividade, controle dos custos, aumento da eficiência e diferenciação frente aos concorrentes.

Desafios comuns na gestão de impressoras sem um software de monitoramento

Empresas que não contam com um sistema de monitoramento de impressoras eficiente ficam suscetíveis a diversos desafios e ameaças que minam a produtividade e o percentual de lucro. Vejamos as principais:

Lentidão operacional

A falta de ferramentas inteligentes prejudica o dinamismo das operações. Isso impacta na qualidade da gestão e na prontidão necessária para atender aos clientes e proporcionar a eles uma melhor experiência.

Um exemplo desta lentidão nas operações é quando a atuação do provedor é apenas reativa, ou seja, o cliente é atendido somente a partir do momento que realiza uma notificação e não há ações preventivas ou de checagem precedente que poderiam evitar a ocorrência de problemas ou agilizar a solução deles. Utilizando um software de monitoramento de impressoras eficiente é possível evitar este cenário com os alertas emitidos.

Falta de informações

A ausência de um software inovador capaz de monitorar impressoras dificulta bastante a tomada de decisões estratégias, pois o provedor não pode contar com uma série de dados de grande importância para a gestão do parque de impressoras.

Com múltiplos recursos de inteligência, o software fornece inúmeras informações em tempo real que embasam decisões rápidas e assertivas. Isso pode ser observado nas informações relacionadas aos suprimentos. Ao contar com um software de monitoramento é possível checar com exatidão a quantidade ideal de toner para os clientes, fator que melhora o controle de estoques, favorece a organização das operações e reduz custos.

Dificuldade em tomar decisões em tempo hábil

A falta de uma plataforma de monitoramento de impressoras impacta na qualidade e na agilidade das decisões que precisam ser tomadas no dia a dia, o que acarreta prejuízos contínuos para a lucratividade.

Uma dessas decisões é com relação à manutenção imediata de equipamentos que já estão sinalizando alterações ou até mesmo a substituição de impressoras com riscos de apresentar ineficiência para os clientes, seja no curto ou médio prazo.

Desatualização gerencial e operações ultrapassadas

Não contar com um software direcionado às demandas específicas do outsourcing torna sua empresa ultrapassada, e isso pode repercutir na percepção de valor que as empresas têm do seu negócio.

Como escolher o melhor software de monitoramento de impressora

Uma escolha inteligente quanto ao sistema de monitoramento de impressoras depende de um conjunto de fatores que precisam ser considerados no momento de avaliar as opções. Preparamos uma lista com itens básicos que precisam ser observados com detalhes.

Segurança de dados: protegendo informações confidenciais

Para provedores de outsourcing, garantir a segurança dos dados é fundamental para manter a integridade operacional e a confiança de seus clientes. Com o aumento das ameaças cibernéticas e a crescente quantidade de dados sensíveis processados, adotar práticas robustas de segurança é essencial para a continuidade e sucesso da operação.

Aqui estão algumas práticas que um provedor de outsourcing deve buscar para proteger seu próprio negócio:

• Segregação de Dados e Acessos;
• Política de Backup e Recuperação de Desastres;
• Conformidade com Regulamentações de Proteção de Dados;
• Monitoramento Contínuo e Testes de Vulnerabilidade.

Disponibilidade na nuvem, o que favorece a eficiência operacional

Não é segredo que a alta disponibilidade na nuvem vai dominar totalmente o mercado de provedores de outsourcing. Se havia restrições ao modelo, a pandemia tratou de eliminá-los, trazendo não só o trabalho híbrido como até a possibilidade de home office de forma integral. Com os ambientes cada vez mais distribuídos, a nuvem será fundamental para fornecedores de serviços de tecnologia.

Considerar este novo contexto é fundamental para que o outsourcing ofereça serviços condizentes com demandas específicas dos clientes e tenha uma gestão dinâmica dos múltiplos recursos disponibilizados. Para isso, é fundamental contar com ferramentas robustas que possibilitem as ações necessárias no dia a dia.

Suporte técnico oferecido ao provedor: assistência eficiente quando você mais precisa

Nesse contexto de segurança de dados e ambientes distribuídos, o suporte técnico é essencial e precisa ser realizado a distância. Entre as facilidades para o provedor, estão a configuração simples – para dar autonomia ao cliente –, um portal de serviços e o monitoramento 360º, que garante a capacidade de gerir suprimentos e manutenções preventivas conforme o uso.

Lembrando que a gestão das manutenções preventivas por parte do provedor é uma estratégia simples com resultados muito positivos para o controle dos custos, pois evita ou antecipa situações que precisam ser solucionadas antes que isso se transforme em um problema que demandará mais tempo e recursos financeiros para ser resolvido.

Atualização e novas funcionalidades: mantendo-se à frente das inovações

Muitos provedores abraçaram a nova demanda trazida pela pandemia, passando a gerenciar múltiplos dispositivos além das impressoras. Isso traz muitas vantagens aos provedores, incluindo agregar novos serviços e funcionalidades aos seus clientes – o que, em muitos casos – é um desejo dos próprios clientes.

A inovação é uma poderosa aliada dos provedores de outsourcing. Por meio dela é possível criar diferenciais que tornam a experiência do cliente mais fluida, fator imprescindível para manter uma boa posição no mercado.

Multifabricante

Tanto em impressoras como em notebooks ou desktops, há uma gama de equipamentos disponíveis no mercado. É importante que uma solução eficiente de provedor de outsourcing tenha a capacidade de se relacionar com vários fabricantes.

Isso permite ao provedor maximizar a rentabilidade de seu negócio, evitando ficar dependente de uma marca específica de equipamento. Assim, a capacidade de se relacionar com diferentes fabricantes é essencial para oferecer um serviço mais flexível e competitivo, atendendo às diversas necessidades dos clientes.

Relatórios detalhados: insights para decisões mais inteligentes

Muito do que se pode incrementar ou melhorar depende de uma visão completa de cada cliente e da própria atuação global do provedor em todos os parques de impressão. Nesse sentido, é fundamental manter a atenção plena aos contadores, histórico de produtividade, trocas e suprimentos, apresentação por meio de dashboards e os detalhes de eventos de impressoras. Essas informações são essenciais para uma tomada de decisão mais assertiva.

A rapidez no processo de decisão se converte em economia de tempo e de dinheiro. Além disso, ações inteligentes baseadas em decisões assertivas geram um ciclo positivo que proporciona diversos benefícios para o negócio.

Facilidade de uso: interface intuitiva para uma gestão simplificada

É fundamental que a plataforma de monitoramento de impressoras seja simples de ser gerenciada e, ao mesmo tempo, disponibilize múltiplos recursos facilmente acessíveis, tais como relatórios em tempo real, métricas de desempenho e notificações/alertas. Isso faz toda diferença para que o provedor de outsourcing conte com um sistema robusto, capaz de proporcionar alta precisão e fluidez operacional.

NDD Orbix: A solução completa em monitoramento de impressoras e múltiplos dispositivos

Não há dúvidas do quanto o monitoramento de impressoras é estratégico para os seus resultados, não é mesmo? A missão de um software específico para este monitoramento é possibilitar a realização de operações ágeis, gerar informações diferenciadas e consistentes para a gestão no dia a dia e contribuir para aumentar a lucratividade.

A solução NDD Orbix atua de maneira estratégica em múltiplas situações, desempenhando ações ligadas aos fatores primordiais para um monitoramento eficaz das impressoras. Estes são exemplos dos benefícios oferecidos:

• Monitoramento e gerenciamento de múltiplos dispositivos;
• Facilidade na centralização das operações;
• Redução dos custos com manutenção;
• Conformidade com as tendências mais atuais do segmento de outsourcing, tais como terceirização de serviços em nuvem, machine learning e automação inteligente;
• Contadores de referência que fazem o mapeamento dos dados coletados nas impressoras;
• Simplificação dos processos;
• Gestão eficiente dos suprimentos do parque de impressão;
• Monitoramento de agentes com proatividade e tomada de decisão 100% online dos agentes NDD;
• Integração inteligente com diferentes sistemas para os principais processos do outsourcing.

 

O monitoramento de impressoras e outros dispositivos, pode levar sua empresa a novos patamares de crescimento. Converse com um de nossos especialistas e saiba mais detalhes sobre esta solução que tem revolucionado o segmento de outsourcing de impressoras!