Existem possibilidades para reaver os documentos fiscais perdidos ou extraviados, especialmente se houver algum tipo de demanda por parte dos órgãos fiscalizadores
Uma das vantagens dos documentos fiscais digitais é a possibilidade de armazenamento de forma mais segura, simples e barata do que em sua modalidade física, conforme explicamos neste artigo sobre a evolução dos documentos fiscais eletrônicos no Brasil. Afinal de contas, ter um HD ou um espaço na nuvem para manter estes documentos é mais efetivo do que uma sala para armazenar papéis.
Conforme explicamos neste e-book, a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digital criado para formalizar operações de venda e de serviços (no caso da NFS-e). É dever de cada organização manter estes documentos fiscais por cinco anos, conforme os requisitos legais. Mas o que fazer no caso de uma nota fiscal perdida ou extraviada?
Companhias de maior porte têm um volume de notas fiscais elevado e que demanda uma grande organização. Ou seja, não é incomum que ocorra uma nota fiscal perdida ou extraviada, mesmo com todos os cuidados relacionados aos processos internos e a adoção de soluções fiscais específicas.
Nesse contexto, de modo a se proteger de eventuais problemas com o fisco, é dever da companhia fazer um controle de todos os documentos fiscais emitidos e recebidos. Vale lembrar que, dentro dos prazos legais, a Receita Federal pode exigir documentos relacionados aos aspectos tributários.
Se a empresa não conseguir confirmar a transação por uma falha em sua gestão de documentos, ela pode ser multada e sofrer danos de reputação pela interpretação de sonegação fiscal. Por esse motivo, se houver alguma lacuna, é importante buscar meios de recuperar a nota fiscal perdida dentro do conceito de compliance tributário.
Como recuperar uma nota fiscal perdida
Há alguns caminhos possíveis caso sejam detectadas falhas na gestão desses documentos fiscais. Vamos conhecer alguns deles:
– Portal da NF-e – Nele, é possível verificar a consulta de NF-e, baseada em informações como data de emissão e seu status, e, na sequência, fazer o download. Para isso, é preciso ter a chave de acesso da NF-e, que consiste em um código de 44 números no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, o Danfe.
Vale ressaltar, porém, que no Portal da NF-e é possível encontrar os arquivos XML completos apenas dos últimos 30 dias. Enquanto o resumo da NF-e, com suas principais informações, pode ser encontrado dentro de 90 dias.
– Busca nos softwares contábeis – Quando a organização conta com o suporte de uma solução fiscal especializada, é comum que se haja a chamada guarda eletrônica.
Em caso de fiscalização por parte dos órgãos responsáveis, basta usar informações como CNPJ, chave de acesso ou certificado digital para encontrá-la. Ou seja, em casos de documentos fiscais com prazo superior a 90 dias, é importante garantir uma guarda assegurada dentro do prazo de cinco anos.
Uma solução sob medida
Um dos caminhos fundamentais em relação à gestão e ao armazenamento de documentos fiscais é justamente o de evitar os extravios e de garantir o sucesso do processo de mensageria na emissão ou recepção de documentos fiscais.
Nesse contexto, a adoção de soluções específicas torna este processo mais simples com alguns cuidados especiais:
– Fazer a recepção da NF-e, com processamento inteligente e download automático.
– Estruturar o armazenamento de forma local e na nuvem, permitindo que a NF-e possa ser baixada de qualquer dispositivo e em qualquer local, garantindo uma guarda eletrônica eficiente.
– Realização de backups periódicos e permanentes, que possam ser verificados caso seja percebida a ausência de algum documento.
– Se for usado mais de uma plataforma para este trabalho, é importante que haja integração adequada entre as diferentes soluções de modo a não interferir no desempenho.
Quer evitar problemas com nota fiscal perdida? Adote a tecnologia como um mecanismo de suporte na gestão destes documentos fiscais.
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