O direcionamento para a eliminação do papel no setor parte tanto das empresas quanto dos órgãos fiscalizadores, o que simplifica a gestão e aumenta o potencial da tecnologia
Você está familiarizado com o termo “paperless”? Sabia que o paperless na logística é cada vez mais recorrente? Antes de responder a essas questões, é preciso partir do princípio.
O que é paperless? O propósito por trás deste termo é eliminar o uso de papéis nas empresas. Trata-se de uma consequência direta da transformação digital, que foi potencializada em meio à pandemia. A dificuldade de pessoas se encontrarem e dividirem os mesmos escritórios fez com que documentos digitais se tornassem uma regra para manter os negócios operando.
Por motivos variados – que vão desde as questões ambientais, passando pelo aumento de produtividade, pela redução de tempo no processamento de documentos e até mesmo pelo compliance –, muitos negócios já buscavam a ampliação de procedimentos e fluxos de informação totalmente digitais.
Em alguns casos, essa demanda parte, inclusive, dos órgãos reguladores. No Brasil, por exemplo, ao longo das últimas duas décadas, ocorreu um forte movimento pela digitalização de informações, em uma evolução dos documentos fiscais. Essa mudança beneficia os negócios pela redução de burocracia e torna o trabalho de fiscalização do governo mais efetivo e correto.
Na esteira dessa mudança de termos regulatórios, o paperless na logística também passou a se disseminar cada vez mais. Embora ainda existam documentos obrigatórios para o transporte físico, essas demandas se tornam menores. Dependendo do tipo de frete e de negócios, há uma infinidade de documentos obrigatórios que precisam ser carregados no transporte de cargas e similares.
Entre eles, é possível destacar:
CIOT – Código Identificador da Operação de Transporte;
VPO – Vale-pedágio obrigatório;
NF-e – Nota Fiscal Eletrônica;
MDF-e – Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais;
CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico;
DANFe – Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica;
DACTe – Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico;
DAMDFe – Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscal;
DACTe OS – Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços.
Conforme demonstramos neste artigo, três dos principais documentos listados acima – DACTe, DAMDFe e DACTe OS – não precisam ser mais carregados de forma impressa. Trata-se de mais uma mudança em direção ao paperless na logística.
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Por que o paperless na logística é benéfico?
Um dos aspectos mais importantes de um negócio é conseguir a otimização do tempo e fazer mais com menos. Por isso, a adoção do paperless na logística costuma gerar diversos benefícios, dentro do contexto de transformação digital no segmento logístico.
– Mais agilidade – Documentos impressos pressupõem mais um processo dentro do fluxo de rotinas adotado pelas empresas e muitas conferências: afinal de contas, não pode ser rapidamente corrigido. Se houver erro no documento, é possível que todo o transporte de mercadorias sofra as consequências.
– Redução de riscos de extravio – Documentos físicos estão sujeitos a perdas e extravios ou podem ser molhados, impedindo a sua leitura.
– Melhoria da gestão – Com as informações digitalizadas, torna-se muito mais simples concentrá-las em um sistema. Os dados de cada frete podem ser acessados via internet ou em aplicativos específicos ou salvo em smartphones dos condutores antes mesmo de pegar a estrada. Esses documentos representam processos de compra e venda e dão segurança ao condutor, em caso de alguma fiscalização na estrada.
A concentração de informações em um local – normalmente um sistema de gestão dedicado a essas tarefas – facilita a gestão de todas as informações e a criação de um histórico importante para o negócio.
– Menos custos – Reduzir o volume de papéis impressos na rotina diária é benéfico do ponto de vista econômico. Por menor que seja este custo, trata-se de uma preocupação a menos para o setor. É claro que este investimento pode ser direcionado à criação de um fluxo de digitalização próprio, o que tende a dar mais velocidade a todo o processo.
– Mais produtividade – Com fluxos digitais ajustados, os colaboradores são capazes de produzir mais, reduzindo o volume de tarefas burocráticas em sua rotina. Isso permite que sejam direcionados para atividades estratégicas.
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