Las políticas de impresión son normas y procesos desarrollados para un uso más consciente de los recursos en busca de una mayor sostenibilidad.
Los estudios demuestran que los costes de impresión pueden suponer entre el 1% y el 3% de la facturación anual de una empresa. La gestión de los dispositivos utilizados en esta tarea y, sobre todo, de los suministros, es una tarea importante desde dos perspectivas: la económica y la de la sostenibilidad. Incluso existe la búsqueda de muchas empresas de un concepto paperless, capaz de eliminar el uso del papel en las rutinas diarias.
Por supuesto, para alcanzar el concepto de paperless, es necesario establecer una estructura que elimine el papel de la rutina de forma inteligente y eficaz. Es precisamente en este punto donde adentran en juego las denominadas políticas de impresión, que pueden configurarse fácilmente en el sistema NDD Print 360.
Es un conjunto de normas y procesos desarrollados por una empresa para hacer una utilización más racional y consciente de los suministros usados en una flota de impresión. A partir de la contabilización completa de todo lo que se imprime en una empresa, basada en informes eficaces, es posible pensar en establecer una gestión de políticas de impresión que se adapten a la empresa.
Es importante que las políticas de impresión estén direccionadas y configuradas en función de las necesidades de cada empresa, teniendo en cuenta también las especificidades de cada departamento.
¿Qué puedo configurar en las políticas de impresión?
Uno de los aspectos clave del proveedor de impresión es la capacidad de establecer una buena relación con los clientes. Parte de eso depende de la formación por el proveedor para que el cliente pueda sacar el máximo de la solución. De este modo, es posible fomentar una economía sostenible mediante el conocimiento de las funcionalidades.
En este sentido, las políticas de impresión pueden utilizarse como parte de una política de sostenibilidad empresarial, y NDD Print 360 ofrece algunas posibilidades:
Ajustes automáticos
Puede personalizar el uso de los dispositivos, según la función de cada persona o departamento. Un empleado con actividades internas debe imprimir siempre en blanco y negro, a doble cara y con mayor difuminado (menor consumo de tóner). Los que trabajan con clientes o proveedores pueden tener otros entornos de mayor calidad.
Restricciones
La política de impresión puede establecer límites para departamentos o personas, siguiendo el criterio de cuotas. Por supuesto, es posible hacer excepciones en momentos de mayor demanda o proyectos dentro de la plataforma.
Y más:
- División de dispositivos – Además de las normas personales o departamentales, la división de impresoras puede seguir reglas claras: uso interno y externo/alta calidad y baja calidad, entre otras posibilidades.
- Limitación de funciones – Muchos dispositivos ofrecen la posibilidad de imprimir y copiar (además de escanear). Es posible restringir determinados dispositivos para que operen solo en una de las funciones, lo que suele revertir en un uso más racional de los recursos, siguiendo el concepto de concienciación y sostenibilidad.
El impacto de la sostenibilidad
Cada vez más, las organizaciones intentan ser eficientes y competitivas al tiempo que reducen su impacto en el medio ambiente. Esta tendencia está en consonancia con las estrategias ESG. El objetivo es actuar en los ámbitos medioambiental, social y de gobernanza.
Invertir en una estrategia ESG demuestra la preocupación de una organización por mitigar sus impactos en el medio ambiente, construir una organización justa y diversa en una gestión racional, segura y ética que respete toda la legislación.
Estar alineado con esta práctica no es solamente una cuestión de marketing, sino también de ser competitivo y destacar en el mercado. Cada vez más, la circulación de recursos por parte de los inversores depende de la demostración de prácticas sostenibles. Además, los clientes también exigen este tipo de atención a las empresas.
La implantación de una gestión de políticas de impresión alineada con los propósitos de la organización es parte de la búsqueda por convertirse en una empresa más sostenible y consciente, alcanzando los niveles de exigencia demandados por inversores, proveedores y clientes.
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