Añadir nuevas funcionalidades o servicios a la gestión de impresión es algo esperado por la mayoría de los clientes y un segmento acogido por las empresas del sector.
Los proveedores de impresión deben adaptarse a las nuevas exigencias de sus clientes para seguir siendo competitivos en el segmento. Es habitual que cada mercado tenga sus propias particularidades, como demostramos en este artículo sobre las tendencias en Europa e India y en este otro sobre las previsiones para Sudamérica y Estados Unidos.
Sin embargo, a pesar de las diferencias encontradas en cada lugar, hay puntos comunes de necesidad que pueden observarse en todos los lugares. Una de ellas es el hecho de que añadir otros servicios a la gestión de la impresión ofrece nuevas ventajas y posibilidades a los clientes, que deben estar bien orientados al respecto.
Estas posibilidades, por supuesto, no superan la necesidad de una buena prestación de servicios de impresión, con una adecuada gestión de los suministros, mantenimiento preventivo, entre otras necesidades.
A continuación se indican algunos servicios que suelen añadirse a la gestión de impresión:
Impresión en la nube
Con los modelos de trabajo híbridos o los modelos de oficina en casa, ofrecer servicios en la nube se ha vuelto aún más importante. Una de sus grandes ventajas es que no necesita instalación local en las máquinas, y además permite configurar rápidamente diversas funcionalidades, como cuotas y políticas de impresión, como explicamos en este artículo.
Impresión móvil
Es una consecuencia natural de ofrecer la gestión de la impresión en la nube. En este contexto, una de las características cobra aún más importancia, la llamada Pull Printing. Con él, es posible que el profesional envíe el documento a imprimir y lo recoja en el lugar y momento más adecuados, simplemente introduciendo una contraseña, PIN, tarjeta de identificación o datos biométricos.
Escaneado de documentos
Se trata de un servicio añadido de forma natural por los proveedores de impresión. Al fin y al cabo, la mayoría de los dispositivos son capaces de imprimir y escanear. Hay muchas organizaciones que incluso recurren a la digitalización para reducir el uso de papel en las rutinas diarias, y esta puede ser la clave de muchos proveedores de impresión.
Automatización del flujo de escaneado
Cuando se trata del escaneado en sí, hay que ir más allá de simplemente colocar el documento en el equipo y tenerlo en formato digital. Debe establecer un flujo de escaneado automatizado, según este artículo. De este modo, los archivos se guardarán en los lugares adecuados, lo que facilitará su localización.
Para ello, el escaneado debe incluir una tecnología llamada OCR, reconocimiento óptico de caracteres. El OCR permite buscar texto en un archivo escaneado, algo que aumenta la productividad de los empleados y se ha utilizado con frecuencia en los sectores de la banca, la sanidad y el transporte. Más información sobre la tecnología OCR aquí.
Externalización de otros dispositivos
Otro servicio derivado de la gestión de impresión fue la externalización de otros dispositivos, especialmente con la generalización del trabajo híbrido y la oficina en casa. Se trata de un mercado que se espera que crezca a un ritmo del 37,8%, según un estudio de consultoría.
Al igual que las empresas buscan el apoyo de un proveedor de impresión en la gestión y mantenimiento de los dispositivos de impresión, se trata de un concepto similar, pero aplicado a portátiles y ordenadores de sobremesa. En este artículo, explicamos las ventajas que supone para los proveedores añadir este servicio a su negocio.
En un contexto en el que las empresas externalizan actividades menos estratégicas, es deber de una empresa proveedora de impresión estar acerca de las tendencias e incluir una infraestructura capaz de prestar estos servicios a sus clientes.
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